Der Haushaltsplan des Bistum Aachen stellte ein Steuerungsinstrument für den Finanzfluß innerhalb der Pfarre dar, und ermöglicht dem Bistum eine ungefähre Abschätzung der anfallenden Ein- und Ausgaben für das jeweils nächste Jahr.

Der von KFV-Software ausgelieferte Haushaltsplan entspricht den Vorgaben des Bistums-Aachen und bietet diverse Automatismen. Bei der Erstellung des HHP sollte nachfolgend aufgeführte Vorgehensweise angewandt werden:

1. Basisdaten importieren (Taste F8)
   Über diese Funktion werden diverse Stammdaten aus dem vorherigen Haushaltsplan importiert. Dieser Import sollte nur einmal durchgeführt werden. Sollten Sie manuelle Änderungen vornehmen und anschließend erneut importieren werden Ihre zuvor eingegebenen Änderungen überschrieben.

2. Genehmigten Ansatz importieren (Taste F8)
   Über diese Funktion wird die Spalte "gen. Ansatz Vorjahr" importiert. Die benötigten Daten stammen aus dem vorherigen Haushaltsplan. Dieser Import sollte nur einmal durchgeführt werden (s. Punkt 1).

3. Ist-Daten importieren (Taste F8)
   Über diese Funktion wird die Spalte "Ist-Einnahmen Vorjahr" importiert. Die benötigten Daten stammen aus der vorherigen Kirchenrechnung. Dieser Import sollte nur einmal durchgeführt werden (s. Punkt 1).

4. Deckblatt editieren (Taste F8)
   Hier müssen einige Daten bezüglich Ihrer Pfarre eingetragen werden. Diese werden zu weiteren Berechnungen innerhalb des HHP benötigt.

5. Konstanten Editieren (Taste F8)
   In diesem Dialog werden einige Berechnungskonstanten angezeigt (nicht veränderbar) und drei Konstanten bezüglich Anlage 2 abgefragt. Die dort einzugebenden Konstanten dienen der Hilfefunktion (Taste F1) innerhalb der Anlage 2.

Jetzt beginnt Ihre eigentliche Arbeit, die Erstellung des HHP. Begonnen werden sollte mit dem Ausfüllen der Anlagen 1 bis 7. Die Anlage können über die Taste F8 aktiviert werden oder durch Eingabe des Buchstabens "A" plus die Anlagen Nummer, z.B. "A2".
Die in den Anlagen eingetragenen Werte werde im Rahmen der Vorgaben in das Hauptformular übertragen.

• Anlage 1
  Hier werden Positionen aus dem Bereich Titel 1.1 bzw. Titel 1.5 abgefragt. Von den dort eingetragenen Werte können aus programmtechnischen Gründen lediglich Position 1.5.13 und Position 1.5.14 in das Hauptformular nach Seite 4 übertragen werden.

• Anlage 2
  Hier werden alle in der Pfarre angestellten Personen mit ihrem Jahresgehalt, Arbeitgeberanteilen-SV und KZVK erfaßt. Die Summe der Anlage 2 wird nach Titel 2.1.1 auf Seite 6 übertragen.

• Anlage 3
  Hier werden Werklöhne, Schwesterngestellungsleistungen und Rendantenentschädigungen hinterlegt. Der Saldo dieser Anlage erscheint unter Titel 2.1.3 auf Seite 6.

• Anlage 4
  Die Anlage 4 besteht aus drei Teilen (4a, 4b, 4c) mit jeweils 2 Seiten.
  
  Teil 4a behandelt den Bereich Mieteinnahmen. Dort werden Mieteinnahmen pro Mieter fondsbezogen erfaßt. Die jeweiligen Salden (pro Fonds) erscheinen auf Seite 2, Titel 1.1.1 bis 1.1.7.
  
  Teil 4b behandelt den Bereich Pachteinnahmen. Dort werden Pachteinnahmen pro Pächter fondsbezogen erfaßt. Die jeweiligen Salden (pro Fonds) erscheinen auf Seite 2, Titel 1.2.1 bis 1.2.6.
  
  In Teil 4c werden alle Aktivkapitalien detailliert aufgeführt. Dabei gibt es eine Besonderheit in Bezug auf den dort zu hinterlegenden Zinsertrag.
  Beim Ansatz der Zinserträge wird ab dem Jahr 2004 eine vom Bistum definierte Inflationsrate (1,4 % in 2004, 1,1 % in 2005) subtrahiert. Auf Anlage 4c wird der korrigierte Zinsertrag eingetragen woraus sich ein fiktiver, um 1,1% zu niedriger, Prozentsatz ergibt.
  Auf Seite 3 des HHP muß aber der mit der Bank vereinbarte Zinsprozentsatz erscheinen. Das Programm erhöht den fiktiven Zinsprozentsatz aus Anlage 4c um 1,1 Prozentpunkte und trägt diesen dann auf Seite 3 in die entsprechende Spalte ein, der in Anlage 4c eingetragene reduzierte Betrag wird in das HHP-Formular eingesetzt.
  Diese Vorgehensweise wurde mit Herrn Begaß abgesprochen und entspricht somit den Vorgaben des Bistums.

• Anlage 5
  Hier werden diverse Ausgaben aus den Bereichen Titel 2.2, Titel 2.3 und Titel 2.5 erfaßt. Die sich ergebenden Salden werden, soweit möglich, in die entsprechenden Bereiche des HHP übertragen.

• Anlage 6
  Anlage 6 beinhaltet den HHP der KOT/OT/TOT und ist als eigenständiges Programm realisiert.

• Anlage 7
  Hier werden alle aufgenommenen Kredite sowie "Innere Darlehen" erfaßt und detailliert ausgewiesen. Die sich ergebenen Salden erscheinen unter Titel 2.4.4-5, Titel 2.7.1-2 und Titel 2.7.3-4.

Nachdem alle benötigten Anlagen korrekt und vollständig ausgefüllt sind kann mit der Bearbeitung des Hauptformulars begonnen werden.

Erst nachdem dieser Vorgang abgeschlossen ist macht es Sinn, sich der Anlage 8 (Schlüsselzuweisung) zuzuwenden. Diese Anlage 8 benötigt diverse Daten aus allen Bereichen des HHP .

In Anlage 8 müssen noch einige Werte ergänzt bzw. eingetragen werden. Der HHP ist jetzt komplett und sollte einmal auf Normalpapier ausgedruckt werden (Entwurf). Die zu Papier gebrachten Werte müssen durch den Rendanten auf Plausibilität überprüft werden, speziell Anlage 8. Die Fa. KFV kann nicht für eine fehlerfreie Software garantieren!

Der Ausdruck des HHP auf das recht teure Durchschreibepapier sollte erst nach Genehmigung durch den Kirchenvorstand (Endgültige Version) erfolgen.

An dieser Stelle noch eine Anmerkungen aus der Praxis:

Der HHP ist ein fixes Formular, welches für 95 % aller Fälle ausreichend dimensioniert ist. Bei einigen Pfarren gibt es immer wieder einzelne Positionen, in denen der zur Verfügung stehende Platz nicht ausreicht. Z. B. haben manche unsere Anwender über 50 Mietobjekte, 50 und mehr Kapitalkonten oder sehr viele verpachtete Areale. Um alle diese Anforderungen zu erfüllen müßte der HHP einen Umfang von über 50 Seiten haben. Dies würde keinen Sinn machen.
Darum raten wir den Anwendern, die diesbezüglich ein Problem haben, die betreffende Anlage nicht auszufüllen und ein entsprechendes Dokument (Excel-Sheet etc.) beizulegen. In der Praxis werden solche "Datenanhäufungen" außerhalb der Buchhaltung via Excel verwaltet so daß sich kein zusätzlicher Aufwand ergibt.

(11/2004 Ak)

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