Die Kirchenrechnung wird zum Jahresende aufgestellt und weist alle Transaktionen nach Titeln (Sachkonten) saldiert aus. Sie repräsentiert den kompletten Istbestand der Kirchengemeinde per Tag der Abnahme.

Die von KFV-Software ausgelieferte Kirchenrechnung entspricht den Vorgaben des Bistum-Aachen und bietet diverse Automatismen. Ein integriertes Prüfprotokoll weist die Übereinstimmung zwischen Buchhaltung und Kirchenrechnung nach. Bei der Erstellung der Kirchenrechnung sollte nachfolgend aufgeführte Vorgehensweise angewandt werden:

1. Basisdaten importieren (Taste F8)
   Über diese Funktion werden diverse Stammdaten aus der vorherigen Kirchenrechnung importiert. Dieser Import sollte nur einmal durchgeführt werden. Sollten Sie manuelle Änderungen vornehmen und anschließend erneut importieren werden Ihre zuvor eingegebenen Änderungen überschrieben.

2. Haushaltsplan importieren (Taste F8)
   Über diese Funktion wird die Spalte "Haushaltsansatz" importiert. Die benötigten Daten stammen aus dem Haushaltsplan des entsprechenden Jahres. Dieser Import sollte nur einmal durchgeführt werden (s. Punkt 1).

3. Anfangsbestand importieren (Taste F8)
   Über diese Funktion wird der auf Seite 2 ausgewiesene Anfangsbestand ermittelt und eingesetzt. Das System ermittelt die nach Revenuen und Kapitalien getrennt ausgewiesenen Bestände aus den Geldkonten (Banken).
   Der so ermittelte Bestand muß zwingend mit dem Abschlußsaldo der vorherigen Kirchenrechnung auf Seite 15 übereinstimmen.

4. Einnahmen bzw. Ausgaben importieren (Taste F8)
   Diese Funktionen importieren alle Einnahmebuchungen bzw. Ausgabebuchungen in die Kirchenrechnung. Während des Importes erfolgt eine Prüfung der Daten.
   Fehlerhafte Buchungen (ungültige Konten) werden in einem Fehlerprotokoll ausgewiesen. Der Datenimport kann beliebig oft erfolgen und ist nach jeder Änderung in der Buchhaltung im entsprechenden Bereich (Einnahmen bzw. Ausgaben) erneut durchzuführen.

5. Anlage 1 importieren (Taste F8)
   Sofern Sie Gehaltsbuchungen personenbezogen durchführen (pro Person pro Monat ein eigenständiger Buchungssatz) stehen alle nötigen Informationen für einen Automatismus zur Verfügung. In diesem Falle (aber nur dann !) kann das ausfüllen der Anlage 1 via Datenimport aus der Buchhaltung erfolgen.
   Sollten Sie Anlage 1 manuell ausgefüllt haben und führen anschließend versehentlich den Import durch, so werden Ihre manuellen Eingaben überschrieben bzw. gelöscht.

6. Anlage 2 importieren (Taste F8)
   In Anlage 2 werden die Kosten des Titel A-1.3 aufgeschlüsselt. Sofern diese Positionen einzeln gebucht wurden kann auch hier ein automatischer Import erfolgen. Sollten Sie Anlage 1 manuell ausgefüllt haben und führen anschließend versehentlich den Import durch, so werden Ihre manuellen Eingaben überschrieben bzw. gelöscht.
   

7. Tag der Abnahme importieren (Taste F8)
   Diese Funktion ermittelt die Salden der Revenuenkonten (Seite 18) per "Tag der Abnahme" und trägt die Bewegungen des Folgejahres bis zum "Tag der Abnahme" in die entsprechenden Seiten der Kirchenrechnung ein.

8. Prüfprotokoll anzeigen bzw. ausdrucken (Taste F8)
   Mit Hilfe dieses Tools kann die Übereinstimmung zwischen Buchhaltung und Kirchenrechnung nachgewiesen werden. Eine Kirchenrechnung ist nur dann formal korrekt wenn das Prüfprotokoll keine Differenzen ausweist.
   Sofern Differenzen auftauchen müssen diese gefunden und beseitigt werden.

Zur vollständigen Bearbeitung der Kirchenrechnung sind noch einige manuelle Schritte nötig. Einige Anlagen müssen kontrolliert bzw. ergänzt werden.

• Aufstellung der Aktivkapitalien (Seite 16/17)
  Hier erfolgt die Erfassung aller Geldkonten aus dem Bereich Aktivkapitalien. Die Geldkonten (Banken) werden nach Fonds aufgeschlüsselt und saldiert.
  Damit eine eindeutige Zuordnung zwischen Geldkonten und Fonds erfolgen kann, muß der entsprechende Titel je Geldkonto hinterlegt sein. Weitere Infos zu diesem Thema finden Sie hier.

• Aufstellung der Revenuen (Seite 18)
  Hier erfolgt die Erfassung aller Geldkonten aus dem Bereich Revenuen. Die Zuordnung zwischen Seite 18 und den Geldkonten kann über das Kontenkürzel erfolgen. Dazu ist das Kontenkürzel mittels F1 je Geldkonto zu hinterlegen.
  Die Salden "per Tag der Abnahme" können nun mittels automatischem Import ermittelt und eingetragen werden. Durch diesen Automatismus ist eine Übereinstimmung zwischen Seite 18 und Kassenprotokoll garantiert.

• Anlage 1
  Hier werden alle in der Pfarre angestellten Personen mit ihrem Jahresgehalt, Arbeitgeberanteilen-SV und KZVK erfaßt. Die Summe der Anlage 1 wird nach Titel 2.1.1 auf Seite 7 übertragen.
  Sofern die Personalbuchungen personenbezogen durchgeführt wurden kann das ausfüllen der Anlage 1 via automatischem Import erfolgen.
  Ob sich personenbezogenes Buchen lohnt ist eine Frage der Abwägung. Was ist aufwendiger? Zwölf umfangreiche Monatsbuchungen oder die ansonsten am Jahresende anfallende Abstimmung der gebuchten Salden mit der Anlage 1 und den ZGAST Unterlagen.
  Ca. 90% unserer Kunden buchen nicht personenbezogen und führen am Jahresende die Abstimmung mit der ZGAST durch.
  

• Anlage 2
  Hier werden Werklöhne, Schwesterngestellungsleistungen und Rendantenentschädigungen hinterlegt. Der Saldo dieser Anlage erscheint unter Titel 2.1.3 auf Seite 7
  Sofern die Buchungen des Titel 2.1.3 auf die nötigen Untertitel aufgeteilt wurde kann auch hier das Ausfüllen der Anlage 2 via automatischem Import erfolgen. Im Gegensatz zu Anlage 1 ist dieser zusätzliche Aufwand äußerst gering und sollte in Kauf genommen werden.
  Sollten Sie Fragen zu den nötigen Kontenplanänderungen haben rufen Sie bitte an, wir können die nötigen Ergänzungen innerhalb weniger Minuten via Telefon durchführen.

• Anlage 3 (Seite 25/26)
  Anlage 3 behandelt den Bereich Mieteinnahmen. Dort werden Mieteinnahmen pro Mieter fondsbezogen erfaßt. Die jeweiligen Salden (pro Fonds) erscheinen auf Seite 2, Titel 1.1.1 bis 1.1.7.
  Aus programmtechnischen Gründen erfolgt kein Datenimport aus der Buchhaltung. Die Jahresmieten müssen hier korrekt eingetragen werden, ansonsten erscheinen im Prüfprotokoll entsprechende Fehlerhinweise.
  

• Anlage 4 (Seite 27/28)
  Anlage 4 behandelt den Bereich Pachteinnahmen. Dort werden Pachteinnahmen pro Pächter fondsbezogen erfaßt. Die jeweiligen Salden (pro Fonds) erscheinen auf Seite 2, Titel 1.2.1 bis 1.2.7.
  Aus programmtechnischen Gründen erfolgt kein Datenimport aus der Buchhaltung. Die Jahrespächten müssen hier korrekt eingetragen werden, ansonsten erscheinen im Prüfprotokoll entsprechende Fehlerhinweise.
  

Nachdem alle benötigten Anlagen korrekt und vollständig ausgefüllt sind sollte der Import "Tag der Abnahme" ein letztes mal durchgeführt werden. Dieser Import aktualisiert die Revenuenkonten und die Geldbewegungen auf Seite 13/14, 16/17 und 18.

Jetzt sollte das Prüfprotokoll ausgedruckt werden und keine Differenzen ausweisen. Die Kirchenrechnung ist damit formal korrekt und es kann der endgültige Ausdruck auf Spezialpapier erfolgen.

Das "interne" Prüfprotokoll dient der eigenen Kontrolle und ist nicht Bestandteil der offiziellen Kirchenrechnung. Sofern das Prüfprotokoll noch Differenzen ausweist macht es keinen Sinn, die Kirchenrechnug in Aachen einzureichen. Solche Differenzen müssen gesucht und behoben werden.
In diesem Bereich der "Fehlersuche" verfügen wir über sehr große Erfahrung und können Sie telefonisch unterstützen (nicht verzweifeln, einfach anrufen).

An dieser Stelle noch eine Anmerkungen aus der Praxis:

Die Kirchenrechnung ist ein fixes Formular, welches für 95 % aller Fälle ausreichend dimensioniert ist. Bei einigen Pfarren gibt es immer wieder einzelne Positionen, in denen der zur Verfügung stehende Platz nicht ausreicht. Z. B. haben manche unsere Anwender über 50 Mietobjekte, 50 und mehr Kapitalkonten oder sehr viele verpachtete Areale. Um alle diese Anforderungen zu erfüllen müßte die Kirchenrechnung einen Umfang von über 50 Seiten haben. Dies würde keinen Sinn machen.
Darum raten wir den Anwendern, die diesbezüglich ein Problem haben, die betreffende Anlage nicht auszufüllen und ein entsprechendes Dokument (Excel-Sheet etc.) beizulegen. In der Praxis werden solche "Datenanhäufungen" außerhalb der Buchhaltung via Excel verwaltet so daß sich kein zusätzlicher Aufwand ergibt.

(2/2005 Ak)

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